Những quy tắc có thể bạn chưa biết khi viết Email

Chắc hẳn khi vào các công ty Nhật Bản, viết Email có lẽ là một trong những điều khiến bạn cảm thấy khó khăn nhất. Vậy viết email như thế nào cho đúng? Nên trả lời email trong thời gian bao lâu thì phù hợp?, hãy cùng mình tìm hiểu thông qua bài viết này nhé.

1. Các điểm lưu ý khi đính kèm file vào email

a. File không nên vượt quá 2 MB

Thông thường các file đính kèm sẽ thường chỉ có dung lượng tối đa khoảng 2 MB, bởi vì nếu file có dung lượng lớn thì có thể đối phương sẽ không thể nhận được. Đặc biệt khi bạn gửi những file có định dạng ảnh hay gửi nhiều files cùng một lúc thì tình trạng này khá thường xuyên xảy ra. Chính vì vậy, khi bạn muốn gửi file có dung lượng lớn thì nên chuyển sang dạng file nén hoặc là sử dụng các đường link online như Google Drive hoặc Google Photos,…

b. Đặt tên file đính kèm thể hiện được nội dung chính

Khi đặt tên file đính kèm các bạn cần lưu ý đặt tên cho dễ hiểu, đúng với nội dung trong file, tốt nhất là nên đặt tên có thể khái quát được toàn bộ nội dung trong file bạn gửi. Hơn nữa, lưu ý tránh để các kí tự đặc biệt hay khoảng trống trong tên file.

c. Viết rõ ràng tên file đính kèm trong phần nội dung Email

Để người nhận không bị bỏ sót thông tin, trong phần nội dung Email chúng ta nên viết rõ là có đính kèm file và tên file đính kèm.

2. Quy tắc trả lời Email

a. Nên trả lời Email muộn nhất là sau 1 ngày kể từ khi nhận được Email

Đối với những Email gấp chúng ta nên phản hồi lại Email trong vòng 1 tiếng kể từ khi nhận được. Tuy nhiên nếu lúc đó chúng ta bận họp hay đang di chuyển trên đường không thể trả lời ngay được thì muộn nhất là nên phản hồi ngay vào ngày hôm sau.
Trong trường hợp khi nhận được mail chúng ta không ở công ty hoặc nghỉ làm thì cũng cần phải phản hồi để người nhận biết mình đã nhận được mail và hẹn ngày giải quyết những nội dung yêu cầu trong Email. Ngoài ra trong trường hợp cần phải có thời gian suy nghĩ về sự việc được nêu ở trong Email thì cũng cần phải phản hồi ngay để người nhận biết được lí do chưa thể trả lời đồng thời hẹn ngày giờ sẽ trả lời mail.

b. Cách trích dẫn trong Email

Trích dẫn trong mail là hình thức trích dẫn những điều đối phương thắc mắc trong mail trước để trả lời. Thông thường để trích dẫn những điều đó người gửi sẽ dùng kí hiệu “>” để trích dẫn. Ví dụ:

次回の会議の日時を〇月〇日〇時に設定したいのですが、ご都合はいかがでしょうか。(Buổi họp tiếp theo dự kiến sẽ tổ chức vào ~ giờ, ngày~ tháng~, anh có thể tham gia được không ạ?)
ご提示いただいた日程で問題ございません。Tôi có thể tham gia họp vào ngày dự kiến như trên

3. Tổng kết

Quy tắc viết Email là một trong những quy tắc quan trọng trong môi trường công sợ, bởi email chính là bộ mặt của công ty, dựa vào cách viết Email đối tác có thể đánh giá được bạn có tôn trọng người ta không, công ty bạn có chuyên nghiệp hay không. Chính vì vậy hãy cố gắng nắm chắc các quy tắc viết mail cơ bản và những điều lưu ý ở trên nhé.

---

＜＜関連記事＞＞
～Quy tắc chào hỏi（挨拶）～
https://jtsvn.com/2022/04/01/quy-tac-chao-hoi/

＜＜JTS VIETNAM Facebookページ＞＞
https://www.facebook.com/JTS-Vietnam-Company-Limited-101711221706411/

＜＜JTS VIETNAM Youtube チャンネル＞＞
https://www.youtube.com/channel/UC4z4OTTxF_dOeHxI-u2Xrhw