Quy tắc Hourensou

Nếu bạn đã từng tìm hiểu về văn hoá làm việc của người Nhật thì chắc chắn không thể không biết đến cụm từ Hourensou. Đây là một quy tắc làm việc được các doanh nghiệp Nhật đặt lên hàng đầu và được đưa vào các khoá đào tạo nhân viên mới. Vậy Hourensou có ý nghĩa gì và lợi ích của quy tắc này như thế nào hãy cùng mình tìm hiểu trong bài viết này nhé.

Ý nghĩa của Hourensou

Hourensou là cụm từ chuyên môn kinh doanh có từ 30 trước đây, đây là từ ghép được lấy từ những chữ cái đầu của ba từ Houkoku, Renraku, Soudan.
Houkoku (báo cáo) : là việc báo cáo kết quả, thành quả, tiến độ, tình hình công việc cho cấp trên.
Renraku (liên lạc): là việc liên lạc cho cấp trên về thông tin, lịch trình liên quan đến công việc.
Soudan (trao đổi): là việc trao đổi với cấp trên để lắng nghe lời khuyên khi không hiểu về công việc hoặc khi xảy ra những rắc rối trong công việc.
Hầu hết các công ty Nhật Bản đều vận dụng quy tắc trong công việc tuy nhiên làm sao để vận dụng triệt để và hiệu quả quy tắc này thì là một điều mà khiến rất nhiều doanh nghiệp băn khoăn.

Mục đích của Hourensou

Áp dụng Hourensou vào công việc nhằm tới 2 mục đích:

a. Nâng cao hiệu quả công việc trong công ty

Nếu thực hiện quy tắc Hourensou thì các thành viên trong công ty hoặc trong nhóm có thể dễ dàng nắm bắt được tình hình và tiến độ của công việc. Chính vì vậy mà sự phối hợp giữa các thành viên cũng suôn sẻ hơn giúp nâng cao hiệu quả công việc.

b. Có thể đưa ra quyết định nhanh và sớm nhất

Hourensou cũng có vai trò vô cùng quan trọng trong việc hiểu và nắm được những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn trong công việc. Nhờ điều này mà cấp trên sẽ nhận ra được vấn đề nhanh và sớm hơn giúp tăng tốc độ giải quyết sự việc.

Lợi ích của Hourensou

Hourensou đem lại 5 lợi ích chính:

• Giảm thiểu lỗi sai trong công việc
• Dễ dàng nắm được tình hình của cấp dưới
• Giúp cấp trên dễ dàng giám sát công việc
• Làm tăng cơ hội giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới
• Giúp cấp trên dễ dàng hiểu được điểm mạnh và điểm yếu của các thành viên

Những điểm cần lưu ý về Hourensou

Hourensou là một quy tắc phổ biến, nằm lòng của các nhân viên trong công ty Nhật Bản, tuy nhiên làm sao để thực hiện Hourensou đúng cách thì không phải ai cũng nắm rõ được. Dưới đây, mình xin được giới thiệu 1 số điểm lưu ý khi thực hiện Hourensou.

a. Cần xác nhận lịch trình, tình hình của cấp trên hoặc đối phương trước khi Hourensou

Không phải lúc nào mình thích thì sẽ thực hiện Hourensou, nếu làm như vậy cấp trên sẽ nghĩ bạn là người ích kỉ, chỉ nghĩ cho bản thân hoặc là người vô duyên, không để ý đến những điều xung quanh. Chính vì vậy, điều quan trọng đầu tiên cần phải nằm lòng là hãy xác nhận lịch trình, tình hình của đối phương trước khi Hourensou.

b. Không được trộn lẫn cảm xúc cá nhân khi Hourensou

Hourensou đòi hỏi bạn báo cáo, liên lạc và thảo luận về công việc một cách khách quan, chính vì vậy nếu bạn đưa cảm xúc của mình vào khi Hourensou thì sẽ khiến cấp trên nghĩ là bạn đang không truyền tải đúng thông tin.

c. Cần thảo luận ở những giai đoạn đầu tiên của công việc

Mục đích cơ bản của Thảo luận là khi gặp những vấn đề khó khăn, tuy nhiên nếu chúng ta thực hiện điều này chậm trễ thì cũng có thể không tìm ra giải pháp và giải quyết vấn đề. Chính vì vậy điều quan trọng là hãy Thảo luận ở những giai đoạn sớm để tránh những rủi ro lớn.

d. Chọn người để thực hiện Hourensou

Không phải chúng ta Hourensou với bất kì ai là tốt, hãy biết nhìn nhận phạm vi công việc để chọn đối tượng Hourensou cho đúng.

e. Chú ý đến cách dùng từ

Khi Hourensou, chúng ta cũng cần phải chú ý đến từ ngữ sử dụng ví dụ như sử dụng kính ngữ cho đúng, không lạm dụng những từ nói tắt, nhiều nghĩa hoặc những cách nói thất lễ khiến đối phương phật lòng.

Tổng kết

Đối với người Nhật, Hourensou không chỉ là quy tắc làm việc trong công ty mà còn là văn hoá đặc trưng của quốc gia. Thông qua những chia sẻ trên , mình mong rằng các bạn sẽ hiểu rõ hơn về Hourensou cũng như vận dụng đúng và triệt để nó trong công việc.

---

＜＜関連記事＞＞
～Những quy tắc có thể bạn chưa biết khi viết Email～
https://jtsvn.com/2022/04/06/nhung-quy-tac-co-the-ban-chua-biet-khi-viet-email/

＜＜JTS VIETNAM Facebookページ＞＞
https://www.facebook.com/JTS-Vietnam-Company-Limited-101711221706411/

＜＜JTS VIETNAM Youtube チャンネル＞＞
https://www.youtube.com/channel/UC4z4OTTxF_dOeHxI-u2Xrhw