日本からベトナムへ 書籍の輸入方法について(情報通信省の手続き)

皆さんこんにちは。JTS VIETNAMの菅野です。

日本からベトナムへ書籍を輸入(販売目的ではない書籍を輸入)する機会がありましたので、今回は「日本からベトナムへ 書籍の輸入方法(情報通信省の手続き)」についてご紹介したいと思います。
「書籍の輸入」と聞くと難しそうなイメージがありますが、実際に手続きをしてみると、日本人にとっても難しくないということが分かりました。

当社の親会社では2021年4月入社のベトナム人社員を2名採用しました。
通常は4~5月の2ヶ月間、日本国内で新人研修が実施されますが、新型コロナウィルスの流行に伴う入国制限の影響により、ベトナム国内からリモートで新人研修に参加する方法へ切り替えました。
切替えに伴い、新人研修で使用する書籍を日本からベトナムへ輸送することに。(電子書籍が無かったため)
書籍は1人7冊、合計14冊です。(結構な重量)

日本側から書籍を発送

日本側で荷造りを行い、DHLへ書籍を発送します。
DHLのサービス紹介については、以下のブログをご覧ください。
※書籍の輸入は情報通信省の許可手続き、税関手続きがあるので、翌日には届きませんのでご注意ください。

~日本からベトナムへ 書類を翌日までに届ける方法~
https://jtsvn.com/2021/01/12/1-19/

発送が完了したら、日本側から以下の書類(PDFファイル)をメールで受け取ります。

1:Transport Label(追跡ラベル)
2:Waybill Doc(運送状)
3:Shipment Receipt(積荷受取証)
4:Proforma Invoice(見積送り状)
※このProforma Invoiceには必ず発送者の署名と押印が必要となります。

ベトナム側で書類を準備する

日本側から受け取った書類(PDFファイル)をベトナム側で1部ずつ印刷し、受取人の署名押印しておきます。
(情報通信省へ提出することになります。)

その次に「書籍輸入許可書」を取得するために必要な申請書と書籍リストをダウンロードします。
以下にその手順を記載します。

1.情報通信省公式ホームページにアクセス
  https://sotttt.hanoi.gov.vn/

2.行政手続きに移動
  赤の円で印をした「TRA CUU」をクリック。

3.検索画面
  「Linh vuc(分野)」で「Xuat ban(出版)」を選択し、「TIM KIEM(検索)」をクリック。

4.検索結果
  「Thu tuc 06 : Nhap khau xuat ban pham khong kinh doanh(日本語 手続き06 : 販売目的ではない書籍輸入許可申請書)」をクリック。

5.申請書と書籍リストのダウンロード
  「Thu tuc 06(手続き06)」の画面が表示されます。
  下のほうに申請書と書籍リストのリンクがありますので、ダウンロードしてください。

  申請書  :「mau-don-2020.docx」
  書籍リスト:「mau-danh-muc-2020.docx」
  ※申請書と書籍リストはベトナム語で記載されています。
   日本語訳が欲しい方は、お気軽にお問い合わせください。

注意:毎年書式が変更になりますので、情報通信省公式ホームページから最新書式を取得するようにしてください。
   許可申請を受取人本人ではなく、ベトナム人のスタッフや友人に代理依頼する場合は「委任状」が必要となります。

許可申請書類の確認

申請に必要な提出物は以下の通りです。
すべての書類に受取人の署名(企業の場合は+会社印)が必要となりますので、必ず確認してください。

・書籍輸入許可申請書       1部
・輸入書籍リスト         3部
・委任状(代理人に委任する場合) 1部
・Transport Label(追跡ラベル)  1部 
・Waybill Doc(運送状)      1部 
・Shipment Receipt(積荷受取証) 1部 
・Proforma Invoice(見積送り状)  1部

許可申請書類の提出から書籍輸入許可書の取得まで

許可申請書類の提出先(ハノイ市の場合)は以下の通りです。

情報通信省申請窓口(ハノイ市)
So 185A Giang Vo, Quan Dong Da, Thanh pho Ha Noi
So 185はHITTC Buildingです。
そのすぐとなりのSo 185Aが窓口となります。
※Googlemapで「185A Giang Vo」を検索すると違う場所が表示されてしまうので、気を付けてください。

※情報通信省申請窓口(ハノイ市)建物の写真。バイクに乗ったお父さんが被ってしまいました。(笑)

申請書類一式を窓口に提出します。
申請すると、窓口担当者から「申請書受領兼許可書返却書」が発行されますので、忘れずに受け取ってください。
申請日から3営業日で書籍輸入許可書が発行されます。
書籍輸入許可書を受け取る際に、申請費用を支払いますので、現金を準備しておいてください。
料金は25,000VND(約125円)でした。

DHLとのやり取り

日本から発送して約3日でハノイのノイバイ空港へ書籍が到着します。
DHLから受取人へ連絡メールが届き、以下のやり取りを行います。
やり取りの概要は、税関手続きを受取人自身で実施するか、それともDHLが代行するかの確認となります。
今回は、DHLへ税関手続き代行をお願いすることにしました。

1.輸入物の種類を連絡
  書籍(販売目的ではない書籍 目的は社内研修で使用)
  税関手続き中の書籍保管には手続きが必要です。
  「申請書受領兼許可書返却書」(情報通信省の署名押印があるもの)のPDFファイルをDHLへ提出します。
  ※30日間は無料で保管していただけるようです。

2.支払い方法を連絡
  現金着払いまたは事前振込を選択することができます。

3.書籍輸入許可申請書のPDFファイルを送付

4.輸入書籍リストのWordファイルを送付
  DHLスタッフが手続きする際に、記入ミス防止のため内容をコピペするようです。

書籍輸入許可書をDHLへ

書籍輸入許可書を取得することができたら、その足でこれまでに準備した書類全てをDHLサービスオフィスへ提出します。
ハノイ市内にはDHLサービスオフィスがいくつかありますが、今回はHoan KiemエリアのDHLサービスオフィスへ提出しました。
住所:8 Le Thach, Trang Tien, Hoan Kiem, Ha Noi
Googlemap https://goo.gl/maps/a4SScrgC3TK5VdTAA

DHLサービスオフィスへ書類を提出し、当社事務所で受領するまでに約5営業日となります。
この受領するまでの期間は、税関手続きの状況により異なります。

追跡結果

3月24日(水)15時に発送し、4月5日(月)8時に受け取ることができました。
約8営業日(土日を除いたカウント)ですね。
初回だったこともあり、書類の確認・修正、再提出もあったので、もう少し短縮できたかもしれません。

No.Wednesday, March 24, 2021LocationTime
1Shipment picked upTOKYO – JAPAN15:01
2Customs status updatedTOKYO – JAPAN18:44
3Processed at TOKYO – JAPANTOKYO – JAPAN19:16
4Departed Facility in TOKYO – JAPANTOKYO – JAPAN20:57
5Customs status updatedHONG KONG – HONG KONG SAR, CHINA21:29
6Customs status updatedHA NOI – VIETNAM20:44
No.Thursday, March 25, 2021LocationTime
7Arrived at Sort Facility HONG KONG – HONG KONG SAR, CHINAHONG KONG – HONG KONG SAR, CHINA2:06
8Clearance processing complete at HONG KONG – HONG KONG SAR, CHINAHONG KONG – HONG KONG SAR, CHINA2:42
9Processed at HONG KONG – HONG KONG SAR, CHINAHONG KONG – HONG KONG SAR, CHINA2:42
10Departed Facility in HONG KONG – HONG KONG SAR, CHINAHONG KONG – HONG KONG SAR, CHINA3:29
11Transferred through BANGKOK – THAILANDBANGKOK – THAILAND5:11
12Arrived at Sort Facility HA NOI – VIETNAMHA NOI – VIETNAM9:00
13Processed for clearance at HA NOI – VIETNAMHA NOI – VIETNAM9:04
14Clearance eventHA NOI – VIETNAM9:04
15Customs status updatedHA NOI – VIETNAM17:09
No.Sunday, March 28, 2021LocationTime
16Clearance eventHA NOI – VIETNAM17:17
No.Wednesday, March 31, 2021LocationTime
17Customs status updatedHA NOI – VIETNAM13:41
No.Wednesday, March 31, 2021LocationTime
18Customs status updatedHA NOI – VIETNAM8:22
No.Friday, April 02, 2021LocationTime
19Clearance processing complete at HA NOI – VIETNAMHA NOI – VIETNAM16:38
20Processed at HA NOI – VIETNAMHA NOI – VIETNAM17:20
21Departed Facility in HA NOI – VIETNAMHA NOI – VIETNAM18:07
22Arrived at Delivery Facility in HA NOI – VIETNAMHA NOI – VIETNAM20:57
No.Monday, April 05, 2021LocationTime
23With delivery courierHA NOI – VIETNAM7:31
24Payment is received and recorded for shipment related feesHA NOI – VIETNAM8:32
25DeliveredHA NOI8:32

いかがでしたでしょうか?
日本からベトナムへ 書籍の輸入方法について(情報通信省の手続き)ご紹介いたしました。
この手順で書籍を輸入することができます。
もし「手間だなぁ」と感じた場合は、JTS VIETNAMへお気軽にご相談ください。

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